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> Regolamento
eventi formativi 2015 |
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PREMESSA
L’A.C.O.I ha come compito statutario all’art.2: “ la
difesa degli interessi ... culturali... della categoria e... la
promozione di attività scientifica, ..., di aggiornamento
professionale e di formazione permanente degli associati anche
attraverso la determinazione di programmi annuali di Educazione
Medica Continua realizzati in collaborazione con il Ministero
della Salute, le Regioni, le Aziende Sanitarie e gli altri
organismi e istituzioni sanitarie pubbliche”.
L’obiettivo di A.C.O.I è di garantire a tutti i Soci, in regola
con la quota associativa, il conseguimento del maggior numero
possibile di crediti previsti per l’anno.
La programmazione degli eventi, attraverso una diversificazione
della tipologia della formazione (eventi RES, evento FAD e
formazione sul campo) e una diffusione su tutto il territorio
nazionale, permette a tutti i soci di poter aggiornare il
proprio dossier formativo, secondo quanto previsto dal Ministero
della Salute per i professionisti in ambito sanitario. |
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INDICAZIONI GENERALI
1. TIPOLOGIA DELLA FORMAZIONE
A.C.O.I si occupa dell’accreditamento degli eventi di interesse
chirurgico o interesse correlato.
Per gli eventi appartenenti al piano formativo, validati dal
comitato scientifico, A.C.O.I procede all’accreditamento diretto
attraverso la segreteria organizzativa dove presente o, in caso
di assenza, attraverso la segreteria nazionale. Solo per tali
eventi validati è ammesso l’utilizzo del logo ACOI
Per tutti gli altri eventi non facenti parte del piano
formativo, A.C.O.I richiede una supervisione del comitato
scientifico e un gettone per la gestione della pratica di
accreditamento. Per tali eventi non è ammesso l’utilizzo del
logo ACOI. |
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2. PROGRAMMA SCIENTIFICO
I convegni, devono avere durata di una giornata, al fine di
azzerare i costi di pernottamento.
Il tema del convegno deve essere unico, organizzato con valenza
formativa in relazione agli obiettivi formativi previsti dal
Ministero.
Il comitato scientifico delibera sull’argomento da trattare
annualmente su tutto il territorio nazionale e, periodicamente,
su tutti gli eventi che dovranno essere accreditati.
Eventuali variazioni di programma (in termini di: modalità di
erogazione della didattica, di contenuti scientifici, faculty),
saranno possibili solo se presentati entro 30 giorni dalla data
di inizio dell’evento, per permettere la validazione al Comitato
Scientifico. Non sono ammesse variazioni meno di 20 giorni dalla
data di inizio dell’evento, poiché rappresentano motivo di grave
penalità per il Provider.
Ad ogni regione è data la possibilità di proporre, per il piano
formativo, la progettazione di altri eventi, in numero congruo
allo storico degli anni passati e in relazione al numero dei
soci presenti nella regione di riferimento e, in ogni caso, non
oltre i tre.
Si raccomanda, come da recente consuetudine, l'assegnazione
delle relazioni ai colleghi più giovani.
Al termine di uno degli eventi formativi proposti nell’anno da
ciascuna regione, deve essere convocata (una volta l’anno)
l'Assemblea regionale dei Soci
E' auspicabile strutturare il programma formativo in modo tale
che il convegno possa essere di interesse formativo oltre che
per i chirurghi generali, anche per altri specialisti membri
dell'Associazione. |
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3. FACULTY
I relatori devono essere soci A.C.O.I regolarmente iscritti,
fatto salvo il caso di specialisti di altre branche, invitati a
partecipare all’evento.
La Faculty presente ad ogni evento dovrà essere composta, nel
caso dei chirurghi , dal 100% di soci in regola con l’iscrizione
ACOI.
Eventuale presenza di colleghi chirurghi non soci ACOI nella
Faculty dell'evento formativo, dovrà essere legata
esclusivamente a documentate competenze sull'argomento ed
approvata dal Comitato Scientifico. I colleghi chirurghi non
soci ACOI non potranno essere inseriti nei ruoli di Presidente e
Moderatore di sessione. La Faculty deve essere preferibilmente
di provenienza della regione che organizza l’evento.
Eventuali deroghe, ai requisiti sopra elencati, saranno ammesse
solo previa richiesta di autorizzazione da parte del
responsabile scientifico dell’evento al Presidente A.C.O.I.
La Faculty indicata dal Responsabile dell'Evento
(contestualmente con l’invio del programma 60 gg prima ) dovrà
essere in possesso dei seguenti requisiti:
Essere in regola con la quota associativa relativa all’ anno
in corso;
Ogni singolo membro della faculty dovrà Inviare alla Segreteria
A.C.O.I/E.C.M :
curriculum vitae europeo, aggiornato a meno di due anni, con
firma in originale (max di 4 pag);
dichiarazione presenza conflitto interesse per gli ultimi due
anni. La segnalazione della mancata regolarità della Faculty
verrà fatta al Responsabile dell’evento e per conoscenza al
Coordinatore Regionale.
In caso di presenza di conflitto dovrà produrre alla Segreteria
A.C.O.I/E.C.ME.C.M, entro 15 giorni dalla data inizio evento, la
presentazione in Power Point dell’ intervento che intenderà
effettuare; la presentazione verrà inviata al Comitato
Scientifico che si farà garante dell’indipendenza della
formazione. In caso di mancata ricezione di tale materiale,
verrà individuato, dal comitato scientifico, una figura che vada
a vigilare sull’intervento, al fine di garantire l’assenza di
eventuali conflitti
Se a 30 gg dalla data di inizio evento la Segreteria
A.C.O.I/E.C.M non fosse in possesso della documentazione
richiesta di uno o più relatori segnalati, il Responsabile
Scientifico dovrà indicare tempestivamente una figura
sostitutiva, per provvedere alla modifica della pratica di
accreditamento E.C.M, previa autorizzazione da parte del
Comitato Scientifico.
Defezioni a meno di 20 giorni dovranno essere trattate di volta
in volta con la Segreteria A.C.O.I/E.C.M, in quanto
rappresentano motivo di grave penalità per il Provider. |
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4. EVENTI DEL PIANO FORMATIVO
In assenza di segreteria di servizI
La gestione organizzativa dell’evento, se non presente
segreteria locale, sarà garantita dalla Segreteria Nazionale
A.C.O.I.
La Segreteria Nazionale A.C.O.I provvederà:
Accreditamento E.C.M;
Gestione diretta dei fornitori coinvolti, che saranno in ogni
caso tali da svolgere l’evento nella massima economia;
Predisposizione del un Kit congressuale, in numero congruo
rispetto al numero dei partecipanti dichiarati,
contenente blocco e penna e programma evento;
Progettazione brochure e relativa distribuzione attraverso
mailing list A.C.O.I;
Pagamento crediti, qualora non siano presenti sponsor;
Correzione test;
Analisi gradimento;
Preparazione file xml per la rendicontazione al Ministero
della Salute;
Preparazione attestati, previa verifica regolarità socio ;
Invio attestati
Con segreteria di servizi
Il coordinatore o il referente scientifico, prima della
formalizzazione dell’incarico con la segreteria organizzativa,
dovrà verificare la presenza dei requisiti della segreteria
proposta attraverso la segreteria A.C.O.I./E.C.M. (Registro
Fornitori Qualificati)
In generale, per ogni evento dovrà essere svolta, attraverso la
segreteria organizzativa la raccolta di:
curriculum firmato di relatori, moderatori e discussant in
formato europeo (https://europass.cedefop.europa.eu)
dichiarazione di conflitto di interesse autografa del
responsabile scientifico;
dichiarazione di conflitto di interesse dei relatori e tutor(
in caso di formazione interattiva o f.s.c);
contratti con gli sponsor firmati in originale;
rendicontazione economica;
foglio firme compilato con ora di entrata ed uscita;
analisi gradimento evento;
correzione del test con apposizione n risposte esatte per ogni
questionario;
documentazione per reclutamento diretto
La mancanza della documentazione, totale o parziale,
implicherà la cancellazione dell’accreditamento |
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5. PIANIFICAZIONE DI UN EVENTO
La proposta di organizzare un convegno regionale dovrà
pervenire al Consiglio Direttivo entro la data che annualmente
verrà comunicata ai coordinatori regionali dalla Segreteria
A.C.O.I./E.C.M Indicando:
trimestre previsto;
luogo;
modalità di esecuzione( res/f.s.c/f.a.d.);
obiettivo formativo;
ore formative;
responsabile scientifico;
numero partecipanti previsto;
professioni coinvolte;
presenza o meno di sponsor
Il tema dovrà essere attinente ai progetti formativi elaborati
dal Comitato Scientifico A.C.O.I.
Per gli eventi fuori piano formativo, il programma dovrà
giungere alla Segreteria A.C.O.I./E.C.M almeno 60 giorni prima
della data di inizio evento, per essere approvato dal comitato
scientifico.
Almeno 40 giorni prima dalla data di inizio, dovrà essere
comunicato alla Segreteria A.C.O.I/E.C.M la data esatta in cui
si svolgerà l’evento, verificando che nella data prescelta non
siano previsti altri eventi A.C.O.I nelle regioni limitrofe. |
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6. RESPONSABILE SCIENTIFICO DELL’EVENTO
Il Responsabile Scientifico è colui che propone un
evento o colui che è nominato dal Comitato Scientifico in quanto
ritenuto esperto nell’argomento proposto. E’ suo compito:
Verificare che tutta la faculty sia in regola per l’anno in
corso con la quota associativa, attraverso la consultazione del
cruscotto regionale. Eventuali deroghe dovranno essere concordate
direttamente con il Presidente dell’Associazione
Trasmettere il programma scientifico con relativa Faculty alla
Segreteria A.C.O.I./E.C.M 60 gg prima dell’inizio evento
che lo trasmetterà al Comitato Scientifico che, secondo il
regolamento E.C.M, deve procedere alla sua validazione ed
eventualmente proporre delle modifiche, prima del suo
accreditamento.
In caso di presenza di sponsor, questi dovranno essere
segnalati alla Segreteria A.C.O.I./E.C.M, almeno 30 giorni
dalla data di inizio dell'evento, specificando l’importo e tipo di
contributo (format contratto a tre). A tale riguardo si
ricorda che qualsiasi sponsorizzazione avvenuta attraverso contatti
centrali ACOI (Presidenza; Segreteria; Consiglio
Direttivo etc) dovrà essere accettata a livello locale;
Segnalazione alla segreteria E.C.M/ A.C.O.I della segreteria
organizzativa con la quale si vuole procedere
all’organizzazione dell’evento
Compilazione del modulo FAE (modello riassuntivo evento che
sarà inoltrato dalla Segreteria A.C.O.I/E.C.M alla
comunicazione del programma) da trasmettere entro 40 gg dalla data
di inizio dell’evento, in particolare:
Individuazione degli obiettivi, secondo la tabella nazionale
Formulazione di un breve razionale secondo le indicazioni
previste
Individuazione delle professioni a cui si ritiene che l’evento
formativo possa essere rivolto
Individuazione delle metodologie di formazione più adeguate,
fra quelle proposte dal Ministero)
Verifica della pratica di accreditamento e conferma della
correttezza dei dati inseriti dalla segreteria A.C.O.I./E.C.M
Stesura domande per questionario E.C.M almeno a 20 giorni
prima della data di inizio dell’evento che dovranno
essere trasmesse alla segreteria A.C.O.I./E.C.M da distribuire al termine
dell’evento. Le domande saranno inoltrate al
Comitato Scientifico che provvederà alla verifica dell'adeguatezza e
dell’omogeneità delle stesse rispetto al contenuto
proposto
Correzione test di apprendimento/gradimento entro 60 gg dalla
data di fine evento, indicando per ogni test corretto
il numero delle risposte esatte
Trasmissione documentazione alla Segreteria A.C.O.I./E.C.M di
:
registro firme/presenze partecipanti (completo di orari)
compilato;
dichiarazione su conflitto di interesse dei relatori;
test di apprendimento/gradimento partecipanti;
contratti originali firmati con eventuali sponsor;
contratto con la segreteria organizzativa (se presente);
rendicontazione economica dell’evento (entro 60 gg dalla data
di fine evento)
(i templates della documentazione sopra citata saranno forniti
dalla Segreteria A.C.O.I./E.C.M al momento dell’invio
del programma dell’evento per quale è richiesta la valutazione da
parte del Comitato Scientifico) |
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7. QUOTE DI PARTECIPAZIONE E PARTECIPANTI
Il numero di partecipanti previsto deve essere adeguatamente
ponderato, al fine di evitare dichiarazioni mendaci che
potrebbero rappresentare motivo di grave penalità per il
Provider.
Tutti gli eventi formativi saranno aperti alle professioni
accreditate di volta in volta, indicate dal responsabile
Scientifico
L’accesso ai crediti sarà gratuito per i soci in regola con la
quota dell'anno.
Soci non in regola o non soci potranno partecipare all’evento
senza far richiesta dei crediti; la rilevazione di dichiarazioni
non conformi implicheranno un sollecito della segreteria
nazionale A.C.O.I alla messa in regola, per procedere
all’attribuzione dei crediti, qualora in possesso dei requisiti
ministeriali.
I soci che regolarizzano la loro posizione amministrativa al
momento dell'evento formativo potranno essere ammessi alla
richiesta di acquisizione dei crediti formativi; sia le quote di
iscrizione al corso che di associazione sono di spettanza
A.C.O.I
I Soci non in regola o non soci che faranno richiesta dei
crediti formativi dovranno pagare una quota di 180.00 euro per
la partecipazione all’evento (di spettanza all’ A.C.O.I)
Qualora l’evento possa prevedere un percorso formativo anche per
la professione degli infermieri, questo dovrà essere svolto con
accreditamento diverso da quello previsto per la professione del
medico chirurgo; la segreteria organizzativa dovrà provvedere,
oltre che al pagamento dei crediti, al pagamento della pratica
di accreditamento, decidendo la quota di iscrizione che dovrà
essere fissata per la categoria; le quote raccolte saranno di
spettanza alla segreteria organizzativa .
La partecipazione degli specializzandi è gratuita. |
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8. BUDGET
Per gli eventi compresi nel piano formativo, A.C.O.I non farà
richiesta di un gettone per la gestione della pratica di
accreditamento
Per tutti gli eventi sia del piano formativo che non, i crediti
saranno a totale carico dell’evento (segreteria organizzativa)
Solo nel caso in cui un evento del piano formativo sia
sprovvisto sia di sponsor che di segreteria organizzativa,
A.C.O.I provvederà al solo pagamento dei crediti, purché
l’evento preveda la partecipazione di almeno 10 partecipanti
Per gli eventi al di fuori del piano formativo, oltre al
pagamento dei crediti verrà richiesta una somma pari a 300,00
(trecento) euro, per la gestione della pratica oltre ad un
gettone per ogni sponsor che vorrà intervenire all’evento
formativo: tale gettone è fissato a 70 euro se il numero degli
sponsor sarà inferiore o uguale a cinque; 50 euro per un numero
di sponsor superiore a 5. Gli sponsor che vorranno intervenire
solo attraverso le iscrizioni ( reclutamento diretto ) non
saranno conteggiati nella richiesta del gettone
Le spese inerenti l’organizzazione del convegno devono essere
contenute al massimo evitando manifestazioni sociali di costo
elevato. |
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9. MATERIALE INFORMATIVO SULL’EVENTO
Tutto il materiale (brochure, locandine etc) dovrà recare :
Logo degli sponsor che hanno aderito al piano formativo oltre
ad eventuale logo di altri sponsor, in 4 ° di copertina
Numero di partecipanti accreditati
Professioni accreditate
Numero di crediti
Obiettivo formativo, indicato in fase di accreditamento |
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10. ACCETTAZIONE DELL’INCARICO DI
ORGANIZZAZIONE/PRESIDENZA EVENTO FORMATIVO
Si richiede l’accettazione incondizionata in toto di tale
regolamento al momento del conferimento dell’incarico di
Presidenza/Organizzazione di qualsiasi evento formativo ACOI,
con firma e data olografa in calce al presente documento,
controfirmato anche dal Coordinatore Regionale. Ogni
comportamento, azione, omissione o mancanza di rispetto in parte
o in toto di tale regolamento comporterà la cancellazione
dell’evento dal piano formativo A.C.O.I. e l’onere di mantenere
A.C.O.I. quale provider dell’evento. |
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versione 2015 |
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